Sistemas de ERP são responsáveis por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa, desde o faturamento até o controle de maquinário da fábrica, todo o trabalho administrativo e operacional, integrado em uma única ferramenta. Em um processo de implantação, isto gera uma quantidade imensa de dados, informações e processos que precisam ser incorporados ao sistema de ERP, seja em uma empresa que não utilizava nenhum sistema antes, ou em uma empresa que está trocando.
Para que a incorporação destes dados seja precisa é necessário que a equipe do fornecedor de sistema e a sua equipe interna estejam em total sinergia, pois embora o trabalho tático fique com o fornecedor, a empresa tem grande responsabilidade no sucesso ou não do projeto, vejamos:
1. Gerente do Projeto
O seu fornecedor de sistema terá um Gerente do Projeto, é ele quem irá montar todo o cronograma da implantação do seu sistema, distribuir as tarefas aos demais consultores de implantação e conduzir todo o processo em si. Mas, a sua empresa também precisará de um Gerente do Projeto interno, ele será responsável por designar os usuários chave* e suas atividades, consequentemente também será o responsável por cobrar de ambas as equipes os resultados; o seu Gerente do Projeto será a pessoa que irá aprovar e acompanhar o cronograma definido pelo fornecedor, ou seja, esta pessoa terá que estar 100% comprometida com o projeto.
Diante disto, a figura do Gerente do Projeto é de extrema importância para que as definições entre fornecedor e empresa estejam alinhadas, e para que a sua equipe e a do fornecedor de sistema saibam a quem se reportar em caso de necessidade.
2. Usuários chave
São as pessoas responsáveis por aportar recursos e conhecimento técnico e funcional sobre os sistemas legados (se houver), testar e validar desenvolvimentos e realizar testes no sistema. Os usuários chave receberão todos os treinamentos e também terão o importante papel de disseminar o conhecimento para o restante da equipe. Sendo assim, durante todo o projeto de implantação, estes usuários precisarão dedicar-se a várias tarefas passadas pelos consultores de implantação do sistema, e por este motivo o sucesso do projeto começa com a escolha de quem assumirá este ou estes cargos.
3. Descentralização
Dando sequência aos 2 fatores acima; de certa forma o Gerente do Projeto da sua empresa será um “centralizador”, praticamente tudo irá passar por ele, e é isso mesmo, porém ele deve tomar cuidado para centralizar somente a tomada de decisão estratégica, ou seja, ele não deve ser o único a ter acesso as informações.
É muito importante que os usuários chave tenham acesso as informações do projeto e possam participar, de todas as reuniões e decisões que dizem respeito as suas atividades, pois poderão contribuir de forma muito positiva para ações mais assertivas. Ainda, em uma possível ausência do Gerente do Projeto, os usuários chave terão total capacidade para dar seguimento as atividades e até tomar decisões se necessário.
4. Definição de Processos
É muito importante conhecer cada um dos processos de trabalho da sua empresa, pois uma das primeiras atividades desempenhadas ao iniciar a implantação de um sistema de ERP é a definição de processos; onde os consultores de implantação fazem um levantamento com os usuários chave e o Gerente do Projeto da sua equipe, afim de conhecer os processos para adequá-los ao sistema ou vice e versa.
Se estes processos não estão definidos ou não são de conhecimento da sua equipe, irá dificultar o trabalho da equipe do fornecedor, isto futuramente poderá acarretar problemas por conta de divergência nas informações levantadas.
5. Consciência
Por último e não menos importante, é preciso que fique claro para você e a sua equipe que este é um processo que exige muita mudança; do sistema em si, por que nenhum sistema é idêntico ao outro, de processos muitas vezes, e de rotina de trabalho, pois este projeto irá demandar atividades que normalmente a sua equipe não realizaria, irá demandar tempo e dedicação; e isto poderá acarretar insegurança pois naturalmente as pessoas são resistentes a mudança.
Nem sempre as coisas darão certo na primeira vez, e isto é normal, mas as pessoas precisam saber que existe a possibilidade de encontrar percalços no trajeto para saber agir sob eles da forma correta. Costumamos dizer que um processo de implantação que não gera nervosismo e insegurança tem algo errado, e se tem de mais; ou seja, se as pessoas estão estressadas, irritadas e resistentes, também tem algo errado. Entendemos que é necessário sim preocupar-se, sentir aquele “friozinho na barriga”, mas isto tem que ser saudável, e tudo é uma questão de ter consciência.
Como pudemos observar, estes 5 fatores que irão definir se o seu novo sistema de ERP irá atender ou não as suas expectativas dependem de você e da sua equipe, ou seja, o sucesso do projeto é, ao contrário do que muitos pensam, de RESPONSABILIDADE MÚTUA.
